Wanneer u een belangrijke brief naar een andere partij wil sturen, is het essentieel dat deze ook daadwerkelijk wordt ontvangen. Denk aan een opzegging, ontbinding of ingebrekestelling. Pas wanneer de verklaring de wederpartij heeft bereikt, heeft zij juridische werking (artikel 3:37 lid 3 Burgerlijk Wetboek).
Maar wat als de ontvanger zegt niets te hebben ontvangen: wanneer ligt het risico bij de ontvanger?
In beginsel moet de verzender aantonen dat zijn bericht of pakket is aangekomen. Toch kan het risico in sommige situaties verschuiven naar de ontvanger. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer het uitblijven van ontvangst te maken heeft met omstandigheden die voor rekening van de ontvanger komen, zoals:
- een eigen handeling (bijvoorbeeld langdurige afwezigheid zonder voorzieningen te treffen);
- omstandigheden binnen zijn eigen sfeer (zoals een huisgenoot die post niet doorgeeft);
- persoonlijke omstandigheden (zoals onverwachte ziekenhuisopname).
In zulke gevallen kan de ontvanger alsnog geacht worden het bericht te hebben ontvangen. Wordt ontvangst echter gemotiveerd betwist en zijn deze omstandigheden niet aan de orde, dan zal de verzender het bewijs moeten leveren.
Biedt aangetekende post maximale zekerheid?
Een gewone brief biedt weinig bewijswaarde en daarom wordt vaak gekozen voor aangetekende verzending. Dat vergroot de bewijspositie, maar dit biedt geen maximale zekerheid nu de ontvanger kan ontkennen de brief te hebben ontvangen.
In dat geval moet de verzender kunnen aantonen dat:
- de brief naar het juiste adres is gestuurd;
- deze daadwerkelijk is aangeboden;
- en de ontvanger de mogelijkheid had om kennis te nemen van de inhoud.
Een verzendbewijs of track-and-trace-overzicht kan helpen, maar is niet altijd doorslaggevend. In de rechtspraak is bijvoorbeeld geoordeeld dat een enkele print van een track-and-tracepagina onvoldoende kan zijn om ontvangst van een pakket te bewijzen (ECLI:NL: RBMNE: 2019:4491).
WhatsApp: wat zeggen die blauwe vinkjes?
Ook een WhatsApp-bericht kan als bewijsmiddel dienen. Daarmee kan door de vinkjes namelijk aannemelijk worden gemaakt dat het bericht de ontvanger heeft bereikt.
Combinatie
Omdat ontvangst kan worden betwist, is het verstandig om belangrijke verklaringen via meerdere wegen te versturen. Bijvoorbeeld:
- per aangetekende post;
- per gewone post;
- per e-mail;
- én via WhatsApp.
Door verschillende communicatiemiddelen te combineren, verkleint u het risico dat later succesvol wordt gesteld dat niets is ontvangen.
Maximale zekerheid
Wanneer absolute zekerheid noodzakelijk is, bijvoorbeeld bij een naderende vervaltermijn, kan betekening door een gerechtsdeurwaarder uitkomst bieden. De deurwaarder legt de bezorging vast in een exploot. Op grond van artikel 157 Rv levert dit dwingend bewijs op van bezorging.
Conclusie
Een verklaring werkt pas als zij de ontvanger heeft bereikt. Dat klinkt eenvoudig, maar kan in de praktijk tot ingewikkelde bewijsdiscussies leiden. Door vooraf goed na te denken over de wijze van verzending en waar nodig meerdere instrumenten te gebruiken, voorkomt u dat een inhoudelijk sterke verklaring strandt op een bewijsprobleem.
Twijfelt u over de juiste aanpak? Dan is het verstandig tijdig juridisch advies in te winnen.